Keine KI-Integration im Alleingang: Warum IT und Personal-/Betriebsrat an den Tisch gehören

Wer heute über die Einführung von Plattformen wie Langdock, chatGPT, one.intelligence oder den Aufbau eigener Open-Source-KI-Infrastrukturen in Unternehmen und Verwaltungen nachdenkt, landet schnell bei technischen oder Tool-Fragen: Wo liegen die Server? Welches Sprachmodell ist das beste? Was kostet das?

Alles relevant. Doch die Praxis zeigt: Die größten Hürden für eine erfolgreiche KI-Transformation sind selten die Technologie oder äußere Faktoren selbst. Es sind die internen Strukturen. Wenn Organisationen eine KI-Roadmap aufsetzen, machen sie mitunter einen Fehler: Sie betrachten die IT-Abteilung als Erfüllungsgehilfen und Personal- bzw. Betriebsrat als bürokratisches Hindernis, das man erst ganz am Ende informiert.

Das ist natürlich ein strategischer Trugschluss. Beide Instanzen müssen von Tag eins an als strategische Partner mit am Tisch sitzen.

Personal- und Betriebsrat: Vertrauen statt Schatten-KI

Künstliche Intelligenz verändert Arbeitsplätze fundamental. Vielen ist das noch immer nicht bewusst. Sie automatisiert Routinen und wirft bei Mitarbeitenden unweigerlich Fragen nach der eigenen Rolle auf. Es ist vollkommen klar, dass Personal- oder Betriebsrat einbezogen werden müssen, selbst dann, wenn die Folgen durchaus auch positiv für die Mitarbeitenden sein können. Wird die Interessenvertretung jedoch vor vollendete Tatsachen gestellt, schaltet sie verständlicherweise auf Blockade bzw. tritt auf die Bremse.

Eine moderne KI-Roadmap setzt deshalb in der allerersten Phase, bei der Findung eines Zielbildes, auf Co-Kreation statt Konfrontation:

• Ängste ernst nehmen: Personal- und Betriebsräte schützen Arbeitnehmerrechte. Wer sie früh einbindet, kann gemeinsam Leitplanken und KI-Richtlinien definieren.
• Akzeptanz schaffen: Ein mitgestalteter Einführungsprozess sorgt dafür, dass Mitarbeitende die KI als Unterstützung erleben und nicht als Bedrohung.
• Schatten-KI verhindern: Fehlen offizielle, datenschutzkonforme Lösungen, nutzen Mitarbeitende oft heimlich ungesicherte Consumer-Tools, eigentlich ein Albtraum für den Datenschutz.
• Rechtssicherheit schaffen: Der Einsatz von KI-Tools ist in der Regel mitbestimmungspflichtig, da er die Kontrolle von Leistung und Verhalten berühren kann. Ohne eine Dienst- bzw. Betriebsvereinbarung, die Nutzung, Datenschutz und Grenzen klar regelt, bewegt sich jede Einführung auf dünnem Eis.

Wer jetzt schon wieder den Kopf schüttelt über diese „typisch deutsche Bürokratie“, hat eventuell die Dimension der KI-Disruption noch nicht verstanden oder nimmt seine Mitarbeitenden nicht ernst. Beides sollte zu Denken geben.

Egal ob Tourismusorganisation, Kulturinstitution oder Kommunalverwaltung: Der erfolgreiche Rollout von KI ist kein isoliertes Projekt, sondern ein tiefgreifender Kulturwandel.

Matthias Burzinski

Die IT-Abteilung: Architekten der digitalen Souveränität

Die IT darf nicht erst gerufen werden, wenn eine Software-Lizenz geklickt werden soll. Sie muss die Architektur von Beginn an strategisch mitgestalten. Nur so gelingt der schrittweise Übergang von schnellen Cloud-Piloten hin zu einer nachhaltigen Hybrid-Struktur.

• Schnittstellen & Data Governance: Damit KI-Tools Mehrwerte stiften, müssen sie an interne Wissensspeicher angebunden werden. Die IT sollte wissen, wie Datenstrukturen sicher und performant bereitgestellt werden.
• Cybersecurity gewährleisten: Neue KI-Schnittstellen und -Tools vergrößern die Angriffsfläche. Die IT muss von Anfang an klären, wie Zugriffe abgesichert, Daten verschlüsselt und Modelle vor Manipulation geschützt werden.
• Kompetenz aufbauen: Auch die IT selbst muss sich weiterentwickeln, vom klassischen Systembetrieb hin zum Management von KI-Infrastruktur, Modellauswahl und Datenschutz-Anforderungen. Ohne diesen internen Kompetenzaufbau bleibt jede Architekturentscheidung Stückwerk. In unseren Workshops im KI-Club haben wir auch gelernt: Nicht immer gehört die IT zu den progressiven Kräften innerhalb der Organisation. Manchmal sind sie sogar eher konservativ aufgestellt.
• Wirtschaftlichkeit steuern: Ein kluges IT-Management könnte bei einer tiefen Integration von KI z.B. dafür sorgen, dass einfache Anfragen über kostengünstige, lokal gehostete Open-Source-Modelle laufen, während teure kommerzielle APIs nur für Spezialaufgaben genutzt werden. Dies wäre allerdings schon ein fortgeschrittener Fall.

Fazit: KI-Einführung ist ein Teamsport

Egal ob Tourismusorganisation, Kulturinstitution oder Kommunalverwaltung: Der erfolgreiche Rollout von KI ist kein isoliertes Projekt, sondern ein tiefgreifender Kulturwandel. Wenn wir die IT für die technische Nachhaltigkeit und Personal- bzw. Betriebsrat für den menschlichen Faktor von Anfang an einbeziehen, blockieren wir uns nicht selbst, sondern bauen das Fundament für eine echte, souveräne Digitalisierung.

Wie eine solche Mitbestimmung und IT-Einbindung in der Praxis konkret aussehen kann, ist je nach Ausgangssituation eines der zentralen Themen, die wir in unseren KI-Clubs gemeinsam mit den Mitgliedsorganisationen erarbeiten.

Bild: Rene Terp / Pexels